« Les outils collaboratifs sont apparemment devenus des incontournables au sein des organisations »(dixit : certains journaux spécialisés du WEB). J'ai envie de vous dire que le constat est assez rapide et généraliste !
Nombreuses sont les organisations (PME, ETI, institutions publiques partout en France) qui fonctionnent toujours sur des systèmes plutôt "basiques" c'est à dire une boîte mail par collaborateur, des répertoires par métiers avec une multitude de fichiers allant de la version 1 à la version 12 mais la version définitive était la version 8 !!!! Dommage on l’a perdue en cours de route ! Le tout hébergé sur des serveurs locaux parfois proches de l’asphyxie et donc vulnérables aux attaques et défaillances ! (#cybersécurité)
Depuis plus de 10 ans, nous en avons entassé des données dans nos plus fidèles alliés "nos serveurs" ou sur le "réseau" pour les intimes !
Petit Quizz : qui serait capable d'expliquer en moins d'une minute la logique du classement des fichiers dans un des répertoires, pour transmettre à une nouvelle recrue, la démarche la plus simple pour avoir des infos indispensables pour travailler sur un projet spécifique ? Et qui dans un même temps serait capable de transmettre l'exhaustivité des documents d'un projet en cours et quels collaborateurs ont contribué au sujet ou y contribue toujours ? Très souvent, nous répondons au nouvel entrant : "tout est sur le réseau"! Réponse de la recrue : ah cool je vais chercher... !
Combien coûte une personne qui recherche des informations, des documents, des intervenants… ? Selon une étude, les équipes perdent 21,8 heures par semaine à chercher des documents et des infos sur les projets ou 54,5% de leur temps sur une semaine de travail à 40H. Allez pour les cartésiens, un petit chiffrage qui nous parlera un peu plus encore ! Un collaborateur rémunéré 1000 € la semaine fera perdre à son organisation 545 € par semaine soit 28340 € par an. Bon bon, rien de significatif car personne ne le voit ni dans les états du controlling ni dans les états financiers ! Non visible mais tellement destructeur pour les personnes qui recherchent sans cesse et non productif pour l’organisation dans son ensemble, car au final le collaborateur préfère très souvent repartir d’une feuille blanche !
C’est à partir de là que les outils de travail collaboratifs ont leur rôle à jouer ! Ces plateformes permettent d’économiser du temps et donc de l’argent en donnant plus de visibilité dans le travail et donne les moyens à l’organisation d’adopter des #méthodes agiles ! Très bonne nouvelle !
En revanche, elles ne pourront véritablement être efficaces que si les organisations ont anticipé la #conduite du changement en même temps que l’acquisition de l’outil et surtout que l’architecture de la plateforme soit adaptée aux usages et aux processus spécifiques de chaque organisation.
Ce n’est ni Monsieur X ni Madame Y responsable/manager d’un département qui pourra en plus de ses responsabilités quotidiennes, à lui (elle) seul #conduire le changement en participant de manière transversale aux différentes activités qui permettront aux collaborateurs, d’adopter les nouveaux outils et de les utiliser de manière optimale en véritable mode #projet.
Une nouvelle fois, ce type de projet (la modernisation numérique de l’environnement de travail par la mise en place d’outils collaboratifs) est complexe et de moyen long terme et qui plus est coûteux suivant le nombre d'utilisateurs potentiels. Pour que le ROI soit optimal, ce projet doit être mené avec méthodes par une personne dédiée à 100% et cette personne devra #faciliter son adoption de manière pérenne, afin d’éliminer le risque de retour en arrière d’application des anciennes pratiques.
#Conduire le changement est un vrai métier ! Je pense par-dessus tout une véritable vocation ! 📨 www.impulsechange.net
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